Tin nhắn điện thoại là một tin nhắn ngắn nhưng quan trọng được gửi qua điện thoại. Vì vậy, họ thường thông báo về việc tổ chức các cuộc họp, cuộc họp và cuộc họp. Tin nhắn điện thoại cũng có thể chứa một lệnh khẩn cấp của người đứng đầu. Tin nhắn điện thoại đang đến mà bạn chấp nhận và gửi đi mà bạn truyền tải. Cả hai loại đều có thiết kế tương tự nhau.
Hướng dẫn sử dụng
1
Ở góc trên bên trái của tờ giấy, đặt tên đầy đủ của tổ chức của bạn và, nếu cần, tên của đơn vị cấu trúc, ví dụ: "Quản trị thành phố N." và Văn phòng Giáo dục.
2
Ở góc trên bên phải, nhập người nhận tin nhắn điện thoại. Cho biết vị trí, họ và tên viết tắt của người đó: "Gửi cho giám đốc của trường số 37 Ivanov I.I." Nếu có nhiều người nhận, bạn không cần cho biết họ: "Gửi cho hiệu trưởng trường của N.". Đính kèm một danh sách đầy đủ các tổ chức mà nó đã được gửi đến tin nhắn điện thoại.
3
Đặt từ "Tin nhắn điện thoại" và số sê-ri hai dòng bên dưới. Đối với tin nhắn điện thoại gửi đi bên dưới, cho biết ngày tổng hợp của nó.
4
Sau đó, theo văn bản thực tế của tin nhắn điện thoại: Từ ngày 22 tháng 2, lúc 17:00, một cuộc họp sẽ được tổ chức tại Sở Giáo dục về việc cải thiện các hoạt động của trường học thành phố. Khi chuẩn bị văn bản của một tin nhắn điện thoại, tránh những từ và cụm từ khó nghe và khó phát âm. Hãy nhớ rằng tin nhắn nên có nhiều thông tin và ngắn gọn - không quá 50 từ.
5
Khi truyền tin nhắn điện thoại, hãy phát âm rõ ràng các từ, đặc biệt là địa chỉ, họ, tên và tên đệm của người, tên đường, ngày và thời gian của sự kiện. Cuối cùng, hãy chắc chắn đọc lại văn bản và đảm bảo rằng người đối thoại của bạn đã viết mọi thứ chính xác. Khi bạn nhận được một tin nhắn qua điện thoại, hãy lắng nghe cẩn thận. Nếu bạn có câu hỏi, hãy xóa chúng ngay lập tức.
6
Dưới văn bản chính là vị trí, họ và tên viết tắt của người đứng đầu đã ký tin nhắn điện thoại: "Trưởng phòng Giáo dục Petrov P. P." Một tài liệu gửi đi cũng phải có chữ ký cá nhân của nó.
7
Ở dưới cùng của trang, cung cấp thông tin về các nhân viên làm việc với tin nhắn điện thoại. Thông thường, vị trí, họ và tên viết tắt của người đã gửi tin nhắn, điện thoại văn phòng của anh ta, cũng như ngày và thời gian chuyển tiền được đặt ở bên trái. Bên phải là thông tin về người đã chấp nhận tài liệu: vị trí, họ và tên viết tắt, số điện thoại, ngày và giờ tiếp nhận.
8
Tin nhắn điện thoại gửi đi được rút ra trong một bản sao và được lưu trữ trong một thư mục đặc biệt. Tốt hơn là nên có tin nhắn đến thành hai bản: bạn sẽ đưa cái đầu tiên lên đầu để tiếp tục làm việc và thứ hai - đặt vào một thư mục để lưu trữ.
Lời khuyên hữu ích
Chuẩn bị các mẫu tin nhắn điện thoại trên máy tính. Chúng rất thuận tiện để sử dụng. Bạn sẽ có thể nhập thông tin vào các biểu đồ cần thiết bằng tay mà không cần ghi đè lên dữ liệu được lặp lại. Các hình thức sẽ giống nhau cho các tin nhắn điện thoại đến và đi.
