Cuộc sống năng động trong kinh doanh và xã hội của chúng tôi thường liên quan đến việc tham gia vào các loại cuộc họp khác nhau - cho dù đó là cuộc họp của các cổ đông, cuộc họp chung của các thành viên của hợp tác xã, HOA hoặc bất kỳ cuộc họp công khai nào khác. Vai trò của các cuộc họp như vậy là quyết định và tài liệu về các vấn đề quan trọng liên quan đến hoạt động của các tổ chức công cộng hoặc pháp nhân. Sự phản ánh chính xác trong các tài liệu của các quyết định được thông qua tại cuộc họp xác nhận tính hợp pháp của chúng và là một tài liệu pháp lý.
Hướng dẫn sử dụng
1
Để sắp xếp biên bản cuộc họp, hãy sử dụng các tờ giấy viết A4 tiêu chuẩn. Tiêu đề của giao thức nên chứa tên của tài liệu và phần giới thiệu, phản ánh lý do mà cuộc họp của công dân hoặc cổ đông được tổ chức.
2
Trong tiêu đề, cho biết ngày của cuộc họp và địa chỉ diễn ra, cũng như số lượng người tham gia. Nếu những người có mặt đánh dấu sự tham gia của họ theo một bảng rõ ràng, thì điều này cũng phải được phản ánh trong biên bản. Phản ánh hình thức của cuộc họp: bằng khảo sát sơ bộ, theo thứ tự rõ ràng với sự hiện diện cá nhân hoặc sử dụng hình thức tham gia kết hợp.
3
Cho biết tên cuối cùng, tên đầu tiên và sự bảo trợ của chủ tịch và thư ký được bầu bởi cuộc họp, phản ánh số phiếu bầu, chống và bỏ phiếu theo ứng cử của họ.
4
Mô tả danh sách các vấn đề trong chương trình nghị sự, bắt đầu bằng việc khẩn cấp nhất, đánh số chúng và ghi chú về các bài phát biểu, tranh luận và bỏ phiếu cho mỗi vấn đề bắt đầu bằng số của nó. Trong bản ghi các bài phát biểu, cần chỉ ra bản chất chính của báo cáo được trình bày. Nó nên được đặt ra chính xác, nhưng trong một hình thức loại trừ một giải thích kép. Nếu cần thiết, văn bản của bài phát biểu có thể được đính kèm vào biên bản. Tất cả các bài phát biểu, nhận xét và nhận xét có liên quan nên được đưa ra với các tên được chỉ định.
5
Một hồ sơ về mỗi vấn đề nên kết thúc bằng một quyết định cho biết kết quả bỏ phiếu. Sau văn bản thảo luận về tất cả các vấn đề trong chương trình nghị sự, chỉ ra rằng quyết định chung đã tuyên bố cuộc họp kết thúc.
6
Ký giao thức của chủ tịch và thư ký cuộc họp, gửi nó vào kho lưu trữ của tổ chức của bạn hoặc chủ tịch của nó.
Chú ý
Chủ tịch của các hợp tác xã hoặc HOAs không được làm chủ tịch hiệp hội.
Lời khuyên hữu ích
Nếu giao thức là cần thiết để đệ trình cho một cơ quan bên ngoài, sau đó chỉ định trong đó các điều khoản chuẩn bị của nó, vì chúng có thể bị hạn chế.
