Trong bất kỳ văn phòng và tại nơi làm việc, nhân viên thường làm việc với nhiều loại tài liệu khác nhau, vì vậy mọi người đều cần có khả năng soạn thảo văn phòng, tài liệu kinh doanh. Đồng thời, có những yêu cầu chung phải được tuân theo khi soạn thảo bất kỳ tài liệu nào - thư kinh doanh, đơn đặt hàng, quy định, đơn đặt hàng, v.v.
Hướng dẫn sử dụng
1
Việc biên soạn tài liệu, bắt đầu bằng cách làm rõ tính phù hợp của nó và phạm vi các vấn đề phải giải quyết. Điều này sẽ giúp bạn xác định loại tài liệu và hình thức của nó, phần lớn quyết định tính chất và phong cách trình bày nội dung của nó.
2
Kiểm tra các quy định lập pháp và bộ phận chính phủ quản lý việc giải quyết các vấn đề đó. Đây là một giai đoạn rất quan trọng, thể hiện khả năng đọc viết của bạn và cho phép bạn soạn thảo một tài liệu đáp ứng đầy đủ quy trình đã thiết lập để xử lý và giải quyết các vấn đề kinh doanh. Nó cũng sẽ giúp xác định người nhận, cơ quan phê duyệt và điều phối và đảm bảo rằng nội dung của tài liệu này và hình thức thẩm quyền của tổ chức là nhất quán.
3
Nghiên cứu các văn bản của các tài liệu hành chính và quy định để tài liệu được soạn thảo không xung đột với chúng, không trùng lặp chúng. Để làm điều này, bạn phải có một cơ sở dữ liệu điện tử của các tài liệu đó.
4
Thu thập thông tin về bản chất của các vấn đề sẽ được giải quyết, soạn thảo một tài liệu. Khi soạn thảo, sử dụng văn bản màn hình và các cụm từ và biểu thức tiêu chuẩn thường được sử dụng trong tài liệu kinh doanh. Kiểm tra các tài liệu khác được phát triển trong tổ chức của bạn hoặc trong một hệ thống các doanh nghiệp tương tự và lấy phong cách biên soạn của họ làm cơ sở.
5
Văn bản chính của tài liệu nhằm gây ra bất kỳ hành động nào, để thuyết phục. Nó nên được suy luận và logic. Các từ ngữ phải được tuân thủ nghiêm ngặt về mặt pháp lý. Ở nơi đầu tiên là các yêu cầu về độ tin cậy và tính khách quan của thông tin được trình bày. Các văn bản phải chính xác và càng nhiều thông tin và súc tích càng tốt. Đương nhiên, nó không nên có lỗi ngữ pháp, dấu câu và lỗi cách điệu. Trong trường hợp trong tài liệu bạn đề cập đến thông tin có trong nguồn hoặc tài liệu khác, bạn phải chỉ ra tất cả đầu ra của nó.
6
Chỉnh sửa tài liệu dự thảo và phối hợp với những người được ủy quyền để làm như vậy. Sau đó, vẽ một tài liệu theo các tiêu chuẩn được chấp nhận và ký tên.
