Kinh doanh lưu trữ phát sinh liên quan đến nhu cầu tích lũy, hệ thống hóa và lưu trữ thông tin. Nhưng trước hết, tài liệu lưu trữ được tạo ra để đáp ứng nhu cầu của chính quyền và công dân trong việc thu thập thông tin bị mất được lưu trữ cẩn thận trong kho lưu trữ. Khi cần khôi phục thông tin về người thân, thông tin có tính chất pháp lý xã hội hoặc bản chất khác, cần phải viết một yêu cầu đến kho lưu trữ thích hợp.
Hướng dẫn sử dụng
1
Các tài liệu lưu trữ có các quy tắc nhất định để xử lý các yêu cầu từ công dân, pháp nhân và chính quyền, do đó, chìa khóa thành công là tuân thủ các quy tắc đơn giản. Đầu tiên, yêu cầu phải chứa thông tin về người gửi. Đối với một cá nhân, đây là họ, tên và bảo trợ, cho tổ chức - tên và chi tiết xác định.
2
Thứ hai, bạn phải chỉ định địa chỉ trả lại của bạn trong văn bản yêu cầu, nếu không, nhân viên lưu trữ sẽ không thể gửi cho bạn câu trả lời.
3
Thứ ba, cần phải nêu rõ câu hỏi của bạn. Nếu bạn bắt đầu thu thập thông tin về tổ tiên của mình, bạn không cần mô tả chi tiết về lịch sử của gia đình bạn. Không cần thiết phải xây dựng những mong muốn mơ hồ, cần đặc biệt chú ý đến từ ngữ của câu hỏi. Thực tế là theo các quy tắc làm việc với kháng cáo và yêu cầu của công dân và tổ chức, trước tiên yêu cầu của bạn sẽ được gửi đến người đứng đầu kho lưu trữ. Người đứng đầu sẽ xác định phân loại của vấn đề: phả hệ, chuyên đề hoặc pháp lý xã hội. Dựa trên tính chất của yêu cầu, người quản lý lưu trữ sẽ chuyển tiếp nó đến bộ phận thích hợp để thực hiện. Rõ ràng là từ ngữ càng mơ hồ, khả năng xác định sai bản chất của yêu cầu và bổ nhiệm người thực hiện nó càng lớn. Yêu cầu sẽ "đi bộ" từ bộ phận này sang bộ phận khác, và trong lúc đó bạn sẽ chờ câu trả lời.
4
Cuối cùng, cần xác định phạm vi của thông tin được yêu cầu, ví dụ, theo thời gian hoặc lãnh thổ. Thật vô ích khi yêu cầu tìm tất cả tên của bạn, bạn phải chỉ định thời gian theo thời gian và khung lãnh thổ để tìm kiếm người thân của bạn.
Chú ý
Việc thực hiện các yêu cầu này là một ưu tiên cho việc lưu trữ. Nếu nghĩa vụ quân sự (công việc) diễn ra ở một số đơn vị quân đội, yêu cầu được đưa ra cho từng đơn vị quân đội riêng biệt với năm và tháng đến và đi. Yêu cầu xác nhận thương tích hoặc bệnh tật cho biết số lượng bệnh viện nơi điều trị đã được hoàn thành.
Lời khuyên hữu ích
Trình tự thực hiện các yêu cầu trong kho lưu trữ. Yêu cầu lưu trữ được nhận khi kháng cáo cá nhân của công dân, qua thư và e-mail. Việc thực hiện các yêu cầu trong kho lưu trữ được tổ chức nếu yêu cầu chứa dữ liệu sau: tên của tổ chức ứng viên (hoặc họ, tên và tên bảo trợ cho một cá nhân), địa chỉ gửi thư, chủ đề (câu hỏi), khung thời gian của thông tin được yêu cầu.
