Nếu tổ chức của bạn được hoặc được chỉ định chịu trách nhiệm tổ chức một hội nghị khoa học, đây không chỉ là một chức năng danh dự, mà còn là một công việc tổ chức tuyệt vời, trong đó cần phải tính đến tất cả những điều nhỏ nhặt.
Hướng dẫn sử dụng
1
Tạo một ban tổ chức cho hội nghị, thành phần được xác định theo thứ tự. Chỉ định một chiếc ghế để lãnh đạo và điều phối các thành viên ủy ban. Xác định ngày của hội nghị và thời gian của ủy ban. Phản ánh theo thứ tự mức thù lao của nhân viên là thành viên của nó sẽ được trả như thế nào. Gửi một thông báo về hội nghị và trong phần phụ lục cho biết các yêu cầu cho các báo cáo, khối lượng tóm tắt và thời hạn nộp bài.
2
Quyết định về các nguồn tài chính, đây có thể là mục tiêu tài trợ từ ngân sách, thu hút tài trợ và quỹ của chính những người tham gia hội nghị.
3
Gửi lời mời đến tất cả những người tham gia tiềm năng của hội nghị và chương trình theo kế hoạch. Quyết định số lượng người tham gia và diễn giả muốn chia sẻ phát triển khoa học và kết quả nghiên cứu của họ với các đồng nghiệp. Hỏi những người tham gia nếu bạn cần đặt phòng khách sạn và đặt phòng.
4
Sắp xếp với nhà in để xuất bản các bản tóm tắt dưới dạng một tập tài liệu riêng và, nếu cần, hãy đặt một chương trình của sự kiện để phân phát cho người tham gia, phù hiệu với tên, tên viết tắt và tên của tổ chức.
5
Theo số lượng người tham gia, hãy xác định sức chứa của hội trường bạn cần và thuê một phòng đặc biệt được trang bị cho các sự kiện thuộc loại này. Hãy suy nghĩ về những thiết bị cần thiết để trang bị thêm, kiểm tra sự sẵn có của số lượng cửa hàng máy tính, màn hình chiếu, v.v. Hãy suy nghĩ về công việc của một bữa tiệc buffet trong đó những người tham gia các cuộc họp có thể uống một tách cà phê và nghỉ ngơi.
6
Hãy suy nghĩ về chương trình hội nghị, nếu cần thiết, chia nó thành các phần. Xem xét nơi có thể tổ chức các cuộc họp của các phần đó. Xem xét trong chương trình các bài phát biểu của khách mời hội nghị, nhà tổ chức và người tham gia. Đặt hàng văn phòng phẩm cho người tham gia hội nghị - phù hiệu, sổ ghi chép và bút là tiêu chuẩn.
7
Mẫu các gói tài liệu, tài liệu quảng cáo và văn phòng phẩm sẽ được trình bày cho những người tham gia hội nghị cùng với huy hiệu.
